Brilon-Totallokal: Zeitfresser mit digitaler Kundenakte und Unternehmens-Wiki ausschalten – Tipps und Tricks beim Mittelstandstreffen
brilon-totallokal: Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an einer Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen. Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Das ist eine von mehreren Erkenntnissen und Tipps, die am Dienstag (24.11.15) den mehr als 60 Gästen beim Mittelstandstreffen des Bundesverbandes mittelständische Wirtschaft (BVMW e.V.) im Hause B-Cube auf den Weg gegeben wurden. Stefanie Heither-Bürger, Marketingleiterin bei der Firma Netzkultur (Lippstadt) und Michel Lanfranca von Visconti (Geseke) stellten das Thema „Zeitmanagement“ in den Fokus.
Die Experten raten dazu, zum Beispiel im Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit festzulegen und sich strikt daran zu halten. „Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen“, appelliert Stefanie Heither-Bürger. „Mit entsprechender Software können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.“ Sehr hilfreich ist eine digitale Kundenakten, in den die Kontaktdaten der Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMail, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind.
Unternehmens-Wiki statt Zettelwirtschaft
Für wiederkehrende Aufgaben sollten feste Prozesse definiert werden. Wiederkehrende Aufgaben, wie zum Beispiel die Anleitung zur Reisekostenabrechnung, sollte in einem Unternehmens-Wiki abgelegt werden. „So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.“
Monopolwissen auflösen
Die heutigen Anforderungen verlangen nach einer neuen Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für einzelne Kollegen oder ganze Teams einzustellen.
Aufgaben nach dem „Eisenhower-Prinzip“ an Kollegen delegieren
Wichtiges und gleichzeitig Dringendes sollte selber und sofort erledigt werden, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können in der Software Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion angelegt werden. Nicht Wichtiges, aber Dringendes kann einfach an mit der Globalisieren-Funktion an Kollegen delegiert werden. „Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Sie Störungen“, so Heither Bürger.
„Warum haben wir Menschen Chaos?“, fragte die Expertin das Publikum. „Ganz einfach, weil wir nicht wissen, wohin wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. Das heißt Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur haben, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören.“
Mit entsprechenden Programmen kann diese Struktur realisiert werden. Es können Projekte angelegt werden, die mit Skizzen, Dokumenten, eMails etc. verknüpft leicht wiedergefunden werden. Werden die Projekte noch mit dem Kunden verknüpft, sind alle Infos mit wenigen Klicks wiederzufinden – entweder über den Kunden oder über das Projekt.
Noch ein weiterer Tipp: Abends fünf Minuten vor Feierabend den Schreibtisch aufräumen. Das gibt dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben. So kann am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch gestartet werden.
Tag und Woche mit Puffer- und Pausenzeiten planen
Studien belegen, dass Menschen negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV-schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In der heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert:
- arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil der „Leistungszug Deutschland“ ebenso schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro Woche 60 Stunden „Nonstop“ arbeitet und sein Feldbett im Büro hat
- brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch. Zudem belegen Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit zum Beispiel auf den Besuch im Fitness-Studio.
Das Fazit: Die „Stress-Silos“ der Menschen laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung.
Tipp: Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in den Wochenkalender einplanen wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere die freie Zeit verplanen.
„Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Call-Center sind nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Die Kunden können ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.“
Foto: Begrüßten beim Mittelstandstreffen zum Thema Zeitfresser über 60 interessierte Unternehmer und leitende Angestellte (v.li.): Christoph Kloke (BVMW), Ralf Becker und Matthias Hagedorn (Firmen Hermann Becker/B-Cube), Stefanie Heither-Bürger (Netzkultur), Hermann Becker (Seniorchef Fa. Becker), Bürgermeister Dr. Christof Bartsch und Michel Lanfranca (Visconti). Foto: BVMW HSK
